Sidste måned, handlede min Fremhævede artiklen om at skabe en “Stop gør” liste. Forhåbentlig, hvis du har fulgt mit forslag, du nu har en liste over opgaver, som du søger for at uddelegere væk. Det forekommer en naturlig progression at jeg nu oplyse et par enkle trin, som vil sikre din razzia i delegationen er en succes.
1. Vælg rigtige “delegeringen”
Anmeld opgaven og afgøre, hvilke færdigheder er påkrævet. Delegationen går meget mere glat hvis du matche personen med den relevante færdighed sæt til den opgave, du er nødt til at tildele. Nu hvis du ikke har en kandidat, der har alle de færdigheder, du leder efter, beslutte hvilket er den mest kritiske man (analytisk evne, opmærksomhed for detaljer, kommunikation færdigheder) og gøre denne kamp.
En af frugterne af delegationen er mulighed for at hjælpe en person udvikle sig og vokse. Det er usandsynligt, at du altid vil have en kandidat, som du kan aflevere noget til og ikke er nødt til at give nogle uddannelse eller coaching. Men at lære at give dine medarbejdere vil høste store belønninger som deres tillid vokser med deres evner, og delegationen bliver lettere og lettere, og dine “Stop gør” listen bliver længere og længere.
2. Angiv dine forventninger klart
Når du tildeler en opgave, være meget klart om de resultater, du forventer, og kvalificere dine forventninger så meget som muligt. Som minimum skal du kommunikere “hvad” og “Hvornår”. For eksempel: “Jeg vil disse fakturaer indtastes i min database af 5 pm i morgen”. Derefter begynde at tilføje kvalifikationer til din anmodning, såsom: “venligst Sørg for at udgiftsarter er korrekte, og hvis du er i tvivl, så spørg mig og jeg vil tydeliggøre for dig, fordi jeg ønsker rapporter være præcise.”
Ud over at kommunikere om “hvad” og “når” af en tildeling, vil jeg anbefale at du også indeholder oplysninger om “hvorfor”. For eksempel: “Jeg har brug for månedsrapporten recap udført af 5 pm i morgen, fordi jeg har et møde med klienten X den følgende morgen og har brug for oplysninger, så det er virkelig kritisk, at jeg har det.” Vi antager ofte, at andre skal vide, hvad vi forventer. Men hvis du har en ny samarbejde med nogen, det er nok en urimelig forventning. Så tage et par minutter til at tænke over hvad du har brug at kommunikere for at spare både jer en masse forværring, og eventuelt omarbejde.
3. Vælg en passende tilsyn niveau
Ønsker ingen at arbejde for et micro-manager, men nogle ledere er også hands-off, når det er upassende. Bemærk færdigheder og erfaring niveau af din medarbejder og justere din tilsyn niveau i overensstemmelse hermed. De første par gange de håndterer en kompliceret opgave, kan du tjekke ind oftere. Efter et par måneder, kunne du sikkert let ud på din deltagelse som deres viden og tillid øges.
4. give feedback effektivt og ofte
Engang imellem, vi får rigtig heldig og have nogen støtte os, der gør tingene perfekt første gang. Men dette scenario sker ikke alt for ofte. Vi kan dog få medarbejder til perfektion niveau ved at give relevant feedback. Fortæl dem meget specifikt, hvad de gjorde godt (“din præcision er stor. Jeg finde sjældent, hvis nogensinde, en fejl i dit arbejde. Keep it up”), og hvad de skal forbedre (“jeg skam skulle bruge recap månedsrapport for virksomhed X gjort i går. Jeg havde et møde med dem her til morgen, og var ikke i stand til at give dem de nyeste oplysninger. Det afspejler dårligt om min tjeneste. Jeg har brug for dig til at lade mig vide, når du ikke kan opfylde en deadline, jeg har givet dig. Vil du gøre det?”)
Specifik, konstruktiv feedback er den mest effektive måde at forbedre ydeevnen. Selv hvis du har en “stjerne” medarbejder, nødt du stadig til at give feedback, så de bevarer deres høje niveau af ydeevne. Arbejde på at give mere positiv feedback. Hvis den eneste gang du giver feedback er når du er utilfreds, dine medarbejdere ikke gonna være meget ivrige efter at snakke med dig.
Følg disse enkle trin og dykke til højre ind i delegationen. Efterhånden som du bliver mere succesfuld i uddelegering, vil du føle sig mere trygge i at tilføje til listen “Stop gør”. Derefter bruge din tid på noget langt mere gennemslagskraftige for din virksomhed, eller meget mere behagelig for dig.